KVN goes digital – Nutzung einer Verbandsverwaltungssoftware


  1. Januar 2023

KVN-goes-digital-Dojo-Angaben Meldeformular

 

 Lieber Dojoleiterinnen, liebe Dojoleiter,

wir wünschen euch und euren Familien alles Gute zum Neuen Jahr.

Die plötzliche Erkrankung unseres Geschäftsstellenleiters und Schatzmeisters Bernd Schäfer im letzten Jahr hat uns gezeigt, dass die Dienstleistungen unseres Verbandes an seine Mitgliedsdojos 50 Jahre lange perfekt von Bernd gemanagt wurden. Ohne seine Mithilfe waren und sind die vielen Aktenordner zu unterschiedlichen Sachgebieten eine große Herausforderung für unsere Verbandsverwaltung, die wir z.Zt. innerhalb des Präsidiums aufgeteilt haben.

Wir haben uns deshalb entschlossen, eine Datenbank auf der Basis einer Vereinsverwaltungssoftware (easyVerein) zu erwerben und sie für den Service unseres Verbandes einzurichten.

Es ist damit nicht nur möglich, alle Kontaktdaten eines Dojos zur gezielten Ansprache von Verantwortlichen zu nutzen (z.B. Dojoleitung, Trainer, Prüfer, Besteller von Prüfungsmarken), es können z.B. auch Buchführung, Bankgeschäfte und Haushaltsplanung/-kontrolle in einer Software durchgeführt und gepflegt werden. Der Cloud-Zugriff erleichtert zudem die Arbeit innerhalb des Präsidiums. Aus Datenschutzgründen ist die Software in Deutschland gehostet.

Wir möchten euch bitten, eure Dojodaten in das Excel-Anmeldefile unten einzutragen. Zwei Zeilen mit Beispieleintragungen haben wir für euch bereits oben eingefügt.

Die DKV-Nr. ist dabei unsere zentrale Sortiergröße. Die letzten drei Ziffern zu „000“ gesetzt bedeutet die Hauptanschrift des Vereins oder der Karateabteilung. Sollte der Name eines KVN-Karateka zur Vereinsanschrift gehören (wie im Beispiel), braucht ihre/seine DKV-Nr. nicht eingetragen zu werden, es bleibt bei der „000“. Für weitere Funktionsträger im Dojo erleichtert deren DKV-Nr. die gemeinsame Auflistung in der Übersicht.

Die zentrale Emailadresse des Dojos wird nach der letzten Satzungsänderung besonders wichtig. Die Einladungen zur Mitgliederversammlung (MV) werden aus Kosten- und Umweltschutzgründen nicht mehr als Papierausdrucke versendet, sondern auf unserer Homepage veröffentlicht und per Email versendet (§16, Abs. 4). Wie auf der letzten MV besprochen, sind die Dojos selbst für eine in der Geschäftsstelle vorhandene und korrekte Emailadresse verantwortlich. Z.Zt. verfügen wir nur über etwa 120 offiziell gemeldete Emailadressen unserer etwa 250 Mitgliedsdojos.

Bitte unterstützt unsere Verbandsarbeit und mailt das ausgefüllte Excelfile bis spätestens Ende Januar 2023 an geschaeftsstelle@karateverband-niedersachsen.de .

Dierk Hickmann